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synyx App-Raumbelegung

  • Author: dasch
  • Date: 16.03.2017

Vermehrt kam es dazu, dass freie Meetingräume gesucht wurden und unklar war ob ein Raum frei ist. Es ist umständlich zuerst auf das Handy zu sehen oder zurück zum Arbeitsplatz zu gehen, um dann im Kalender zu prüfen, welcher Raum gerade frei ist. Viel praktischer wäre es doch, wenn die Räume von außen gekennzeichnet wären, ob sie frei sind. Doch wie könnte dies umgesetzt werden?

Vorgehen

Um den Status einzelner Räume anzuzeigen, ist es sinnvoll vor diesen ein Tablet anzubringen, welches den Status des jeweiligen Raumes zeigt. Hierfür galt es zu entscheiden:

  • App kaufen

  • OpenSource Software verwenden

  • eigene App programmieren und verwenden

Die Entscheidung fiel auf die OpenSource Software „Reservator“ von futurice. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war, dass schon eine lauffähige App vorhanden ist und diese an Wünsche und Bedürfnisse von synyx angepasst werden kann. Die Android App „Reservator“ verwendet als Meetingräume die Ressourcen eines Google Accounts.

Funktionsweise

Vorraussetungen

Die App ist nur auf einem Android Tablet lauffähig, aktuell ist sie nur in der horizontal Ansicht verwendbar. Das Tablet benötigt mindestens die Android Version 4.0. Um die App verwenden zu können wird aktuell ein Google Konto gebraucht, welches vor dem Start der App auf dem Tablet als Benutzer Konto eingerichtet wurde. Falls dies nicht der fall ist, tritt beim öffnen der App ein Fehler auf, dass sicher gestellt werden soll, dass ein Google Konto vorhanden ist. Ebenfalls muss sichergestellt sein, dass die Räume im Google Kalendar Ressource vorhanden sind, damit die App die Räume findet. Dementsprechend benötigt die App auch eine Internetverbindung um die Informationen vom Google Kalender zu erhalten.

App Funktionen

Nach dem erfolgreichen starten der App, wird die Raumübersicht angezeigt. Bei dieser Ansicht werden sämt- liche Räume, auf die das Google Konto zugriff hat, dargestellt. Rechts oben in der Ecke befinden sich die Einstellungen, hier kann folgendes eingestellt werden:

  • Benutzer Google Konto und Konto für die Reservierungen

  • Standard-Raum, vor dem das Tablet hängt

  • Räume, die in der Raumübersicht angezeigt werden sollen

  • Sprache (englisch oder deutsch)

  • Meeting Bezeichnung (Name des Reservierers oder Meetingname)

  • Ansicht der Reservierung (Standardansicht mit Zeitbalken oder Ansicht mit Zeitbuttons)

Aufbau der App

Beim Start der App gelangt man auf die Raumübersicht. Hier werden alle Räume aufgelistet. Nach einer Minute wechselt die App zu der Statusansicht des Default Raumes. Die Statusansicht zeigt den Status des Raums, ob dieser belegt ist oder frei. Falls ein Raum belegt ist, wird der Name der Person gezeigt, die das Meeting angelegt hat. Sobald auf den Hintergrund der Statusansicht getippt wird, findet ein Wechsel zur Wochenansicht statt. In der Wochenansicht sind sämtliche Meetings innerhalb einer Woche von 7:00 - 21:00 Uhr tabellarisch aufgelistet. Nach einer Minute findet ein automatischer Wechsel zur Statusansicht statt. Über einen Button gelangt man von der Wochenansicht aber auch wieder zurück zur Raumübersicht. Von der Raumübersicht gelangt man mit antippen des Raumnamens auch in die Wochenansicht. Über alle drei Ansichten gelangt man zur Reservationsansicht. Bei der Raumübersicht und Statusansicht erfolgt der Wech- sel über einen Button, wohingegen in der Wochenansicht ein freier Bereich angeklickt werden muss. In der Reservieransicht kann der ausgewertetählte Raum reserviert werden, hierfür wird ein Name angegeben und die Meetingzeit mit Start und Endzeit.

Synchronisation

Die App synchronisiert sich in regelmäßgen Abständen mit dem Google Kalender. Nach einer getätigten Reservierung oder löschen eines Meetings über die App, wird eine Synchronisation angestoßen und dem Google Kalendar die Änderungen mitgeteilt. Wenn nichts an der App gemacht wird, erfolgt die Synchronisation alle 10 Sekunden.

Änderungen

Bevor Änderungen an der App stattfanden, wurde festgelegt, dass sämtliche Änderungen abwärts zum Master von futurice kompatibel sind. Dies wurde so festgelegt, damit der von uns angelegte neue Branch eventuell in ihren Master gemerged werden kann. Damit futurice unsere Änderungen oder neue Features auch verwenden können. Zu Beginn wurde die App internationalisiert. Sämtliche Strings waren auf englisch und in der App verstreut. Alle Texte die später angezeigt werden wurden in ein separates File ausgelagert. In einem weiterem File wurden die deutschen Entsprechungen zu den Texten gespeichert. Somit kann nun über die Settings gewählt werden, in welcher Sprache die App sein soll.

Die Synchronisation mit den Google Kalendar wurde noch an einer anderen Stelle angestoßen, da die App nicht immer den Aktuellen Raumstatus angezeigt hat, nachdem ein Meeting über die App angelegt wurde.

Graphische Änderungen

Es wurden an der App einige graphische Änderungen vorgenommen, unteranderem wurde eine neue Reservierungsansicht zu der bereits verwendeten hinzugefügt. Da die bereits vorhandene Ansicht für uns nicht sehr effizient war. In den Einstellungen kann eingestellt werden, welche Ansicht für die Reservierung verwendet werden soll.

Alte Reservierungs Ansicht

Neue Reservierungs Ansicht

Weitere Veränderungen wurden vorgenommen:

  • Button um zur Statusansicht eines Raum zu gelangen, damit ein schneller Wechsel möglich is

  • Uhrzeit auf der Raumstatusseite, wurde hinzugefügt, damit die aktuelle Uhrzeit sichtbar ist und die Kollegen einen besseren Überblick haben wann der Raum frei ist

  • Länge der Reservierung wird auf der Raumstatusansicht angezeigt, hierdurch ist schnell ersichtlich wie lang das Meeting noch geht

  • App ist internationalisiert (englisch und deutsch), somit kann die App individuell auf eine der zwei Sprachen eingestellt werden

Zum Testen wurde ein Tablet mit einer App vor einen Meetingraum gehängt. Nach den positiven Feedbacks der Kollegen wurden an den anderen Meetingräumen ebenfalls Tablets mit der App aufgehängt.

Ausblick

Das Projekt befindet sich noch im Prozess. Die App weißt noch einige Bugs auf, die gefixt werden müssen. Ein bekannter Bug ist die Anzeige des Raumnamens, nachträglich geänderte Raumnamen befinden sich nicht in den Ressourcen eines Raumes. Im Moment werden die Raumnamen aus den angelegten Meetings gefiltert. Somit kommt es dazu, dass der alte Raumname (Raum 1) angezeigt wird, wenn der Raum keine Meetings hat.

Durch den aktiven Einsatz der App sind Wünsche und Verbesserungsvorschläge aufgetreten, die als weitere Veränderungen an der App geplant:

  • synyx Logo einbinden

  • Button für One-Click-Buchung für 30 min

  • Bessere Lösung für Raumnamen

  • Layout Überarbeitung

  • Anbindung anderer Kalender (Kolab)

Geplant ist es, die App synyx intern in den App Store hochzuladen, damit nach einer Veränderung nicht jedes Tablet mit dem Laptop manuell auf den neusten Stand gebracht werden muss.

Die aktuelle Version der App befindet sich auf Github.